Behördenumzug in Berlin

Wer bei uns einen Behördenumzug beauftragt

Bezirks- und Landesbehörden, Schulen, Bibliotheken, Vereine und andere öffentliche Einrichtungen: Unter Behördenumzug fassen wir jeden Umzug einer Organisation zusammen, die nach festen Verfahren arbeitet und für ihre Unterlagen Verantwortung trägt. Gemeinsam ist diesen Aufträgen, dass viele Stellen mitreden. Fachbereiche, Hausmeisterei, IT und Leitung haben jeweils eigene Anforderungen an den Ablauf.

Damit nicht jede Abteilung einzeln mit uns verhandeln muss, gibt es auf unserer Seite einen festen Ansprechpartner. Auf Ihrer Seite hilft eine Person, die den Behördenumzug intern koordiniert und Entscheidungen bündelt.

Auch die Gebäude unterscheiden sich stark. Ein Schulhaus aus der Gründerzeit mit breiten Treppen, aber ohne Lastenaufzug, verlangt eine andere Planung als ein Typenbau aus den Siebzigerjahren oder ein Bürohaus mit Pförtnerloge und festen Anlieferzeiten. Solche Bedingungen nehmen wir bei der Bestandsaufnahme auf, damit sie im Zeitplan stehen und nicht erst am Umzugstag auffallen.

Vier Schritte zum ersten Arbeitstag am neuen Standort

1. Bestandsaufnahme: Wir gehen mit der verantwortlichen Person durch beide Gebäude. Erfasst werden Arbeitsplätze, Aktenschränke, Technik und Sondermöbel, außerdem Zufahrten, Aufzüge und Ladeflächen.
2. Raum- und Etappenplan: Jede Abteilung bekommt ein Kürzel oder eine Farbe, jeder Raum eine Nummer. Daraus ergibt sich, welcher Bereich an welchem Tag umzieht.
3. Packen und Kennzeichnen: Die Mitarbeitenden packen ihren Arbeitsplatz selbst oder überlassen das unserem Packservice. Umzugskartons und Archivboxen stellen wir bereit.
4. Transport und Aufbau: Wir fahren, stellen Möbel nach Plan auf und räumen Akten in der gewohnten Reihenfolge wieder ein. Rechner und Drucker kommen gepolstert an, angeschlossen und ins Netz eingebunden werden sie von Ihrer IT.

Akten, Vertraulichkeit und Ordnung

Personalakten, Bescheide, Schülerakten oder Mitgliederlisten: In öffentlichen Einrichtungen ist vieles vertraulich. Solche Bestände verpacken wir getrennt vom übrigen Büromaterial und kennzeichnen sie nach Fachbereich, damit sie am Ziel direkt im richtigen Raum landen. Auf Wunsch bleiben diese Kartons verschlossen, bis Ihre Mitarbeitenden sie am neuen Standort selbst öffnen.

Ein Angebot, das sich prüfen lässt

Öffentliche Auftraggeber müssen Ausgaben nachvollziehbar begründen. Sie erhalten von uns deshalb ein detailliertes Angebot, in dem Personal, Fahrzeuge, Material und Zusatzleistungen getrennt ausgewiesen sind. Das erleichtert den Vergleich mehrerer Angebote und die interne Freigabe.

Ausrangierte Möbel und Altbestände, die nicht mehr umziehen sollen, holen wir im Rahmen einer Entrümpelung ab. Wird das neue Gebäude später fertig als geplant, überbrückt die Einlagerung die Zeit für Möbel und Ausstattung.